Инструкция о порядке ведения личных дел работников

– располагает личные дела работников в строго алфавитном порядке; – оперативно вносит в дополнение к личному листку по учету кадров сведения об изменениях анкетных данных работника и об изменениях в работе; – осуществляет подготовку личных дел уволенных к сдаче в архив. 6. дело ведется на каждого из работников в одном экземпляре. Ведение нескольких личных дел одного работника не допускается.

7. дело работника оформляется в течение пяти дней после заключения трудового договора с работником.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Документы, включаемые в личное дело, можно условно разбить на три группы.

Во-первых, документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу.

К ним относятся:

Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников.

В данный перечень могут входить:

В-третьих, документы о прекращении трудовой деятельности, например:

• заявление работника об увольнении;
• копия приказа об увольнении.

Формирование дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:

Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

Все дела регистрируются в журнале учета.

Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право:

На отдельном листе составляется лист-заверитель (форма приведена в приложении 9 к Правилам).

В нем указываются:

Лист-заверитель подписывается его составителем.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

При наличии невостребованных личных документов работника (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается к его делу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются.